Doelstelling reglement
Door Exploitatie Golfbaan Spaarnwoude (hierna: “EGS”) worden persoonsgegevens van golfers bijgehouden en verwerkt in de administratie. De persoonsgegevens zijn door de golfers/abonnementhouders in vertrouwen verstrekt aan EGS en zullen daarom met zorg worden beheerd. Om deze reden is dit privacyreglement opgesteld. De doelstelling van de verwerking van de persoonsgegevens is het goed laten functioneren van EGS en haar activiteiten.
De Wet Bescherming persoonsgegevens (WBP)
Sinds 1 september 2001 is de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) van kracht. De WBP geeft aan wat de rechten zijn van iemand van wie gegevens worden gebruikt en wat de plichten zijn van de verenigingen, instanties of bedrijven die gegevens gebruiken. De WBP is onder andere van toepassing op gegevens die verwerkt worden door EGS. Dit betekent dat persoonsgegevens die via internet worden verzameld, bewaard, gebruikt, of op enige andere wijze ter beschikking gesteld, met elkaar in verband gebracht, alsmede afgeschermd worden, onder de WBP vallen.
Algemene Begripsbepalingen
Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de Wet Bescherming Persoonsgegevens daaraan toekent.
In dit reglement wordt verstaan onder:
Persoonsgegevens:
Elk gegeven dat informatie bevat over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
Verwerking van persoonsgegevens
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens welke wordt of worden gebruikt ten behoeve EGS.
Exploitatie
Exploitatie Golfbaan Spaarnwoude
Verantwoordelijke
Het management van EGS
Golfers/abonnementhouders
Personen die een abonnement hebben van EGS dan wel via EGS de golfsport beoefenen
Betrokkene
Alle golfers van wie persoonsgegevens worden verwerkt en/of degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
Toegang tot persoonsgegevens
Het autoriseren van personen, werkzaam c.q. actief in bij EGS, tot het kennisnemen en eventueel muteren van persoonsgegevens.
Verstrekken van persoonsgegevens aan derden
Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens buiten EGS.
Derden
Alle ingehuurde en/of niet tot EGS behorende personen, bedrijven en/of verenigingen, die voor kortere of langere tijd werkzaamheden verrichten in opdracht van EGS. Bijvoorbeeld: Golfclub Spaarnwoude en/of de Koninklijke Nederlandse Golf Federatie (“NGF”), alsmede partijen waarvan EGS software licenties afneemt ten behoeve van haar activiteiten als exploitatie, bijvoorbeeld: Teecontrol, Hellodialog, E-Golf4u en de Rabobank.
Reikwijdte
Dit reglement is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens van golfers in de administratie, alsmede op de daaraan ten grondslag liggende documenten die in de administratie zijn opgenomen. Dit reglement is voorts van toepassing op de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in de administratie zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.
Doel verwerking van persoonsgegevens
Doel van de verwerking van persoonsgegevens is het vastleggen/informeren van en het kunnen beschikken over gegevens, die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de administratie van EGS en de golfers de mogelijkheid te bieden om hun persoonlijke golfprofiel in te kunnen zien en te beheren. Er worden geen persoonsgegevens verwerkt voor andere doeleinden dan in het reglement is aangegeven. Het verwerken van persoonsgegevens vindt alleen plaats overeenkomstig deze doelstelling.
EGS verzamelt van de golfers/abonnementhouders een aantal gegevens gedurende het lidmaatschap, waarbij de volgende gegevens worden opgeslagen:
– Naam
– Adres
– Geslacht
– Geboortedatum
– E-mailadres
– Telefoonnummer
– Soort abonnement
– Financiële gegevens (facturering, debiteurengegevens, historie betalingsverkeer)
– Gegevens van de NGF
– Handicap (speelsterkte)
Verwerkingen van persoonsgegevens
EGS kent elektronische en een papieren gegevensverwerkingen. In beginsel wordt van iedere golfer/abonnementhouder een elektronisch dossier aangelegd. Deze wordt vastgelegd in de computer. Deze is vooral voor het dagelijks gebruik (in de meeste gevallen wordt tevens een papierendossier bijgehouden). EGS maakt gebruik van de persoonsgegevens van de golfers om de eigen administratie te kunnen uitvoeren en de noodzakelijke gegevens te kunnen communiceren met Golfclub Spaarnwoude en uiteraard met de golfers.
Toegang tot de persoonsgegevens
De medewerkers (management, receptie en administratie) van EGS hebben toegang tot de persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor hun taakuitoefening. Elke golfer/abonnementhouder heeft toegang tot al zijn/haar gegevens welke vastgelegd zijn in de Intogolf database. Elke golfer/abonnementhouder heeft toegang tot Intogolf. Elke golfer/abonnementhouder heeft de mogelijkheid zijn eigen gegevens te beheren. Eenieder die toegang heeft tot persoonsgegevens heeft een geheimhoudingsplicht ter zake van de betreffende gegevens.
Beveiliging van de persoonsgegevens
Er wordt zorgvuldig met persoonsgegevens omgegaan. Hiertoe worden de gegevens voldoende beveiligd. De verantwoordelijke stelt beveiligingsvoorschriften voor de persoonsgegevens op. De gegevens van de golfers/abonnementhouders zijn alleen toegankelijk voor de golfers/abonnementhouders via de “login” op ikgagolfen.nl middels een persoonlijke inlogcode.
HTTPS
EGS maakt gebruik van een Hyper Transfer Protocol Secure website, afgekort HTTPS, is een uitbreiding op HTTP-protocol met als doel een veilige uitwisseling van gegevens. Bij gebruik van HTTPS worden de gegevens versleuteld, bijvoorbeeld bij het invullen van een aanmeldformulier.
Technische voorzieningen
In het kader van de data protection assesment (DPIA):
SSL certificaat COMODO, domein validatie, enkel domein (te conroleren via SSLLabs). Hiermee waarborgt golfbaanspaarnwoude.nl het versleutelde transport van persoonlijke gegevens via het aanmeldformulier.
Security Report (te controleren via securityheaders). Hiermee waarborgt golfbaanspaarnwoude.nl alle redelijk te verwachten maatregelen te hebben genomen tegen mogelijke aanvallen van buitenaf op persoonlijke gegevens die via de website worden verwerkt.
Technische werkzaamheden
Personen die belast zijn met de uitvoering van technische werkzaamheden zijn gehouden tot geheimhouding van alle persoonsgegevens waarvan zij kennis hebben kunnen nemen. Voor zover dit externe dienstverleners zijn worden daarmee zodanige (verwerkings-/bewerkings-) overeenkomsten gesloten dat de bescherming van de persoonsgegevens gewaarborgd wordt.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
Buiten EGS kunnen zonder toestemming van de betrokkene persoonsgegevens worden verstrekt aan Golfclub Spaarnwoude inzake abonnementen en de “playersfirst” NGF-module betreffende klanttevredenheid. Buiten EGS kunnen zonder toestemming van de betrokkene persoonsgegevens worden gedeeld met software van derden waarvan een licentie is afgenomen door EGS, mits het delen van de persoonsgegevens past binnen de doelstelling als omschreven in dit reglement.
Buiten EGS zullen met uitzondering van bovenstaande zonder toestemming van de betrokkene geen persoonsgegevens worden verstrekt.
Aanvulling, correctie of vernietiging van opgenomen gegevens
De betrokkene kan de door hem verstrekte gegevens te allen tijde aanvullen, wijzigen of laten vervallen. De betrokkene kan ook de verantwoordelijke verzoeken zijn gegevens te wijzigen. De wijziging van gegevens wordt niet geaccepteerd in het geval daardoor het voeren van een correcte administratie wordt belemmerd.
Recht van verzet
Niemand (dus ook de “verantwoordelijke” niet) mag de administratie gebruiken voor commerciële doeleinden. Tenzij dit uitdrukkelijk per geval wordt besloten door de verantwoordelijke en dit in het belang van EGS is en haar activiteiten die zij onderneemt met derden.
Bewaartermijnen
EGS neemt de bewaartermijn in acht conform de WBP. Indien de bewaartermijn is verstreken worden de betreffende persoonsgegevens uit de verwerkingen van persoonsgegevens verwijderd en vernietigd, zulks binnen een termijn van één jaar.
Onvoorzien
In gevallen waarin het reglement niet voorziet, beslist de verantwoordelijke, zo mogelijk na instemming van het managementteam. In spoedeisende gevallen – waarin niet kan worden gewacht op het managementteam- informeert de verantwoordelijke het managementteam achteraf.
Aansprakelijkheid
Ondanks de door EGS en haar partners genomen veiligheidsmaatregelen, kan het voorkomen dat anderen er toch in slagen deze maatregelen te omzeilen en/of uw persoonsgegevens voor oneigenlijke doeleinden te gebruiken. EGS kan hiervoor nooit op enigerlei wijze aansprakelijk worden gesteld.
Klachten
Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of indien hij andere redenen heeft tot klagen, dient hij zich te wenden tot de verantwoordelijke van EGS. Deze zal binnen 6 weken na ontvangst van de klacht een beslissing nemen. Die beslissing is met redenen omkleed. De beslissing is zodanig geformuleerd dat ten aanzien daarvan beroep bij het Collegebescherming persoonsgegevens of de rechter mogelijk is. De klacht wordt afgehandeld, overeenkomstig de klachtenprocedure van EGS.
Slotbepalingen
Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de gehele looptijd van de verwerkingen van persoonsgegevens. Het reglement is op de website van EGS in te zien.
Publiek toegankelijk deel van de Website
Het publieke deel van de website van EGS (hierna: de “website”) heeft als doel het op een aantrekkelijke en wervende wijze promoten van haar baan naar buiten, alsmede een goede weergave te geven van wat de exploitatie doet voor haar golfers/abonnementhouders. Hierbij valt te denken aan het verstrekken van informatie over de verschillende abonnementen, tarieven, evenementen etc. Daarnaast is de evenementenkalender voor golfers/abonnementhouders opgenomen op de website, alsmede een link naar de (website van) Golfclub Spaarnwoude, FootGolf Spaarnwoude, Leading Courses en de NGF.
Gebruik Social Media
Bij gebruik van Social Media door EGS dient eenieder die van EGS de mogelijkheid heeft verkregen om content te plaatsen en/of te wijzigen, te handelen conform door de EGS aangegeven werkwijze voor de website voor publieke en niet-publieke onderdelen.
Disclaimer & Cookies
Disclaimer,
De voorwaarden van deze disclaimer zijn van toepassing op de website www.golfbaanspaarnwoude.nl (hierna de “Website”). Door deze website te bezoeken en/of de op of via deze website aangeboden informatie te gebruiken, verklaart u zich akkoord met de toepasselijkheid van deze disclaimer en het gebruik van de website. De informatie op deze website is uitsluitend bedoeld als algemene informatie. Er kunnen geen rechten aan de informatie op deze website worden ontleend. Hoewel EGS alle zorgvuldigheid in acht neemt bij het samenstellen en onderhouden van de website en daarbij gebruik maakt van bronnen die betrouwbaar geacht worden, kan EGS niet instaan voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van de geboden informatie. EGS garandeert evenmin dat de website foutloos of ononderbroken zal functioneren. EGS wijst iedere aansprakelijkheid ten aanzien van de juistheid, volledigheid, actualiteit van de geboden informatie en het (ongestoord) gebruik van deze website uitdrukkelijk van de hand.
Wanneer de website links naar websites van derden weergeeft, betekent dit niet dat de op of via deze websites aangeboden producten of diensten worden aanbevolen. EGS aanvaardt geen aansprakelijkheid en geen enkele verantwoordelijkheid voor de inhoud, het gebruik of de beschikbaarheid van websites waarnaar wordt verwezen of die verwijzen naar deze website. Het gebruik van dergelijke links is voor eigen risico. De informatie op dergelijke websites is door EGS niet nader beoordeeld op juistheid, redelijkheid, actualiteit of volledigheid.
EGS behoudt zich alle intellectuele eigendomsrechten en andere rechten voor met betrekking tot alle op of via deze website aangeboden informatie (waaronder alle teksten, grafisch materiaal en logo’s). Het is niet toegestaan informatie op deze website over te kopiëren, te downloaden of op enigerlei wijze openbaar te maken, te verspreiden of te verveelvoudigen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van EGS of de rechtmatige toestemming van de rechthebbende. U mag informatie op de website wel afdrukken en/of downloaden voor eigen persoonlijk gebruik.
EGS behoudt zich het recht voor de op of via de website aangeboden informatie, met inbegrip van de tekst van deze disclaimer, te allen tijde te wijzigen zonder hiervan nadere aankondiging te doen. Het verdient aanbeveling periodiek na te gaan of de op of via deze website aangeboden informatie, met inbegrip van de tekst van deze disclaimer, is gewijzigd.
Op deze website en de disclaimer is het Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen uit hoofde van of in verband met deze disclaimer zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.
Google Analytics & Cookies
De website van Golfbaan Spaarnwoude maakt mogelijk gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website (met inbegrip van uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.
Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. U kunt het gebruik van cookies weigeren door in uw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen u er echter op dat u in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten.
Door gebruik te maken van deze website geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.
Tevens wijzen wij onze gebruikers graag op het feit dat Apps of andere websites gebruik kunnen maken van cookies en verwijzen wij naar het privacyreglement van de betreffende applicaties, zoals bijvoorbeeld de mijngolf.nl App van de NGF.